Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas sobre o licenciamento da Microsoft, explicando como funciona, quais são as consequências de não ter licenciamento e o que você pode fazer a respeito.
A Microsoft está trabalhando ativamente para combater a pirataria de seus softwares. Empresas em todo o Brasil têm recebido ligações da equipe de conformidade e revisão de licenciamento da Microsoft, informando que receberam uma denúncia de uso de software irregular por meio do portal de antipirataria. Esses contatos começam por telefone e depois são confirmados por e-mail, onde um fiscal pede ao cliente que preencha uma planilha com informações sobre todos os softwares da Microsoft que eles utilizam, incluindo sistemas operacionais Windows para servidores e terminais, aplicativos Office, bancos de dados SQL, entre outros.
Após receber o e-mail, a empresa tem 7 dias para enviar a planilha preenchida. Se ultrapassarem esse prazo, o caso é encaminhado diretamente ao departamento jurídico da Microsoft, o que pode resultar em multas pesadas.
Aqui está a questão complicada: embora o preenchimento da planilha com os softwares pareça simples, se não for feito corretamente, a Microsoft não aceitará correções posteriores. Já vimos vários casos em que a equipe administrativa preencheu a planilha sem muito conhecimento sobre licenciamento e a empresa teve que comprar mais softwares do que o necessário, pois a Microsoft não aceitou a correção posterior.
Também testemunhamos outros casos em que a empresa informou menos softwares do que realmente utilizava, pois alguns não eram originais. Quando a informação enviada divergia da que a Microsoft tinha, eles ignoraram a planilha e enviaram um arquivo que precisa ser executado em um dos terminais. Esse arquivo faz uma varredura em toda a rede e reporta à Microsoft, por meio de um arquivo XML, todas as licenças encontradas na rede. O empresário é então obrigado a regularizar a situação comprovando as licenças (seja por meio da planilha ou do software) em até 7 dias, caso contrário o caso será enviado ao departamento jurídico e se tornará um processo complicado.
Portanto, é essencial que as empresas estejam atentas ao licenciamento adequado dos produtos da Microsoft para evitar problemas legais e multas significativas.
O que a IMASIC pode fazer por você?
Nós podemos ajudar de várias maneiras a identificar tudo o que sua empresa já possui e minimizar o impacto do investimento em softwares, seguindo estes passos:
Orientar seus colaboradores sobre como identificar os softwares existentes, mesmo licenças antigas;
- Servir como intermediário entre sua empresa e a Microsoft, devido à nossa experiência em acompanhar fiscalizações e resolver problemas de maneira tranquila para nossos clientes;
- Auxiliar na identificação de documentações de licenças, como notas fiscais, contratos de licenciamento (OPEN, SPLA, Volume, etc.) e tipos de licenciamento (OPEN, licença recorrente 365, OEM, FPP, ESD, contratos, etc.);
- Preencher corretamente a planilha (PUA) para envio à Microsoft;
- Enviar orçamentos dos distribuidores que oferecem os melhores preços e condições de parcelamento;
- Orientar sua equipe técnica sobre como substituir os softwares que estão em conformidade. Caso você não tenha uma equipe interna, podemos realizar essa tarefa para você;
- Após regularizar a situação, fornecer orientações sobre como manter as licenças, notas fiscais, contratos e documentações devidamente guardadas, para que tudo esteja acessível em caso de nova fiscalização.
A Microsoft disponibiliza um site explicando sobre pirataria. Você pode encontrá-lo neste link. Se sua empresa não tem controle adequado do inventário de máquinas, softwares e licenciamento, entre em contato com a IMASIC e solicite uma auditoria de software.
Se tiver dúvidas, não hesite em entrar em contato com a IMASIC.